Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Vva ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 06.06.2019. Viimeisin muutos 21.3.2022.

1. Rekisterinpitäjä
Vailla vakinaista asuntoa ry (Vva ry)
Opastinsilta 8 B
00520 Helsinki
044 704 4310
toimisto@vvary.fi

2. Rekisterin ylläpidon yhteyshenkilöt

Toiminnanjohtaja Sanna Tiivola
sanna.tiivola@vvary.fi
050 407 9702

Taloushallinto:
Kirsi Lehtinen
kirsi.lehtinen@vvary.fi
050 443 1061

Asumispalvelut (Tilapäismajoitusyksikkö Tupa, Sällikoti), matalan kynnyksen palvelut (Vepa, Kalkkers, Yökiitäjä, Liikkuva tuki, asumisneuvonta, maahan muuttaneiden neuvonta ja ohjaus):
Jussi Lehtonen
jussi.lehtonen@vvary.fi
050 373 0920

Jäsenrekisteri:
Vlada Petrovskaja
vlada.petrovskaja@vvary.fi
050 407 9703

3. Rekisterin nimi

  • Jäsenrekisteri
  • Henkilöstöhallinnon rekisteri
  • Asiakasrekisterit sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi
  • Vuokranantajan tiedot vuokralaisista
  • Uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Asukki-lehden tilaajarekisteri
  • Lahjoittajarekisteri
  • Asumisneuvonnan puoltorekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste lakisääteiseen velvoitteeseen, oikeutettuun etuun ja suostumukseen seuraavasti

  • Jäsenrekisteri: lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin pitämiseen, oikeutettu etu Asukki-lehteen ja muuhun jäsenviestintään
  • Henkilöstöhallinnon rekisteri: lakisääteinen velvoite
  • Asiakasrekisterit sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi: lakisääteinen velvoite
  • Vuokranantajan tiedot vuokralaisista: lainmääräämä velvoite
  • Uutiskirjeen tilaajarekisteri: suostumus uutiskirjeen ja muun yhdistyksen sähköpostiviestinnän vastaanottamiseen, oikeutettu etu
  • Asukki-lehden tilaajarekisteri: oikeutettu etu Asukki-lehden lähettämiseen ja lehteä koskevien tiedotteiden vastaanottamiseen
  • Lahjoittajarekisteri: suostumus yhdistyksen viestinnän vastaanottamiseen (rekisteri sisältää vain yhdistyksen verkkokaupassa lahjoittaneet)
  • Asumisneuvonnan puoltorekisteri: suostumus

Yhdistys ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman henkilön suostumusta, ellei sopimuksen täytäntöönpano edellytä sitä tai kyseessä ole lain määräämä velvoite.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Jäsenrekisteri: nimi, yhteystiedot, jäsenyyden status
  • Henkilöstöhallinnon rekisteri: nimi, hetu, yhteystiedot, pankkitilitiedot, koulutus, tehtävänimike, työhakemus, sairaslomatodistukset, työsuhteen aikana tarvittavat ja kerätyt tiedot koskien työsuhdetta, yhdistyksen luottamushenkilöiden eli hallituksen yhteystiedot, nimi ja hetu
  • Asiakasrekisteri sosiaalihuollon palvelun toteuttamiseksi: nimi, hetu, palvelun suunnitelman tiedot, terveystiedot, tietoja henkilön sosiaalisesta tilanteesta, asumiseen liittyvä seurantatieto
  • Vuokranmaksurekisteri: nimi, hetu, vuokranmaksusopimusten tiedot, vuokranmaksuun liittyvät tiedot
  • Uutiskirje: sähköpostiosoite ja mahdollinen taustaorganisaatio
  • Asukki-lehden tilaajarekisteri: nimi ja yhteystiedot
  • Lahjoittajarekisteri: nimi ja yhteystiedot
  • Asumisneuvonnan puoltorekisteri: nimi, hetu, yhteystiedot, tietoja henkilön sosiaalisesta tilanteesta, terveystietoja

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Jäsenrekisteriin henkilöt luovuttavat tiedot hakiessaan yhdistyksen jäseneksi
  • Henkilöstöhallinnon rekisteriin tietoja kertyy rekisterinpitäjän omassa toiminnassa sekä lain säädösten kautta. Säännönmukaiset tietolähteet: Henkilö itse, tilitoimisto, ulosottovirastot, verohallinto, työterveyshuolto
  • Asumisneuvonnan puoltorekisterissä tiedot luovutetaan henkilöiden suostumuksella
  • Asiakasrekisterit sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi tietolähteenä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysvirasto, työntekijät, asukkaat itse
  • Vuokranmaksurekisterissä tilitoimisto ja Helsingin kaupungin tilakeskus
  • Asukki-lehden tilaajarekisterin ja lahjoittajarekisterin kohdalla tietolähde on henkilö itse.
  • Uutiskirjeen tilaajarekisterissä tietolähde on tilaaja itse tai yhdistyksen työntekijät, joiden tietojen perusteella rekisteriin voidaan lisätä henkilöitä, joiden työn kannalta kirjeen tiedot ovat keskeisiä

Ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan tai on luovutettu

  • Jäsenrekisteri: Jäsenet saavat postissa Asukki-lehden ja jäsenten yhteystiedot luovutetaan painopaikkaan lehden postittamiseksi. Luovuttamisen perusteena oikeutettu etu.
  • Henkilöstöhallinnon rekisteri: Työsuhde- ja palkanmaksuun liittyvät tiedot luovutetaan henkilöille itselleen, verohallinnolle, ulosottoviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle, tilitoimistolle, työeläkeyhtiölle, työterveyshuollolle, vakuutusyhtiölle. Luovuttamisen perusteena on lain säännös.
  • Asumisneuvonnan puoltorekisterin tiedot luovutetaan henkilöille itselleen ja vain heidän suostumukselleen kolmannelle osapuolelle, esim, asuntohakemus. Asiakasrekisteriä pidetään yllä vain asioiden hoitamisen vuoksi, esim vuokra-asuntohakemus ja siihen liittyvä lausunto.
  • Asumispalvelutoiminnan asiakasrekisteri: Tietoja luovutetaan ostopalvelusopimuksessa mainituille tahoille. Luovutus perustuu lain säännökseen sekä joissain tapauksissa henkilön omaan suostumukseen.
  • Vuokranmaksurekisteri: Tiedot luovutetaan tilitoimistolle. Luovutus perustuu lainsäännökseen.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta uutiskirjeen tilaajarekisteriä, joka sijaitsee MailChimp-sovelluksen palvelimella EU-alueen ulkopuolella.Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja MailChimp kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle.
Vva ry käyttää viestinnässä Meltwater-mediatiedotejakelua. Meltwater on Norjassa perustettu, Yhdysvalloissa kotipaikkaansa pitävä ohjelmistoyritys, jonka palvelussa on toimittajat yhteystietoineen kaikilta tärkeiltä markkina-alueilta Suomesta ja kansainvälisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle sähköpostilla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).